Assinatura eletrônica ou digital: quais os tipos e como usá-las?
Que tal se despedir de toda papelada desnecessária na sua empresa? A assinatura de documentos online veio para simplificar esse processo nos mais diversos tipos de documentos, do início ao fim, sem sacrificar a segurança jurídica necessária e em conformidade com toda a legislação vigente. Mas, você sabe quais são os tipos de assinaturas eletrônicas (ou digitais)?
Mais do que fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas podem ajudá-lo a economizar tempo para aquilo que realmente importa em sua organização, pois, além de aumentar a eficiência e reduzir custos em comparação aos meios tradicionais, essa prática ecologicamente correta é considerada um grande diferencial competitivo perante os seus concorrentes.
Esse é um mercado em crescimento acentuado, com previsão de um CAGR de 28,1% durante o período de 2022-2027, segundo a Mordor Intelligence.
Então, vamos agora entender um pouco mais sobre esse recurso e como isso pode otimizar o seu negócio (em todos os sentidos).
Quais são os diferentes tipos de assinatura eletrônica?
Se antigamente os documentos eram assinados exclusivamente no papel, com a evolução da tecnologia, os documentos eletrônicos surgiram e, com eles, a assinatura digital passou a ser uma alternativa para desburocratizar processos e torná-los muito mais rápidos e descomplicados.
Antes de mais nada, importante ressaltar que um documento é o registro de um fato que acontece no mundo real e, desta feita, pode ser público (se for realizado perante um agente público) ou privado e estar em formato físico ou eletrônico.
Assim, para que determinados acordos e contratos sejam válidos juridicamente, é importante que seja ratificado pelas partes envolvidas. Para tal, esse documento pode ser assinado de forma presencial ou de forma 100% online.
Nesse sentido, a legislação brasileira prevê diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, que são classificadas dependendo do método utilizado para autenticar a pessoa que for assinar o documento.
A Medida Provisória n° 2.200-2/2001, marco legal das assinaturas eletrônicas no Brasil,
estabeleceu, em seu artigo 10º, dois tipos de assinatura eletrônica: (i) aquela que é realizada mediante o uso de um Certificado Digital emitido por uma entidade credenciada pela ICP-Brasil; e (ii) a que utiliza outros métodos de autenticação eletrônica do signatário, desde que admitidos pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
A norma privilegiou a autonomia privada ao não estabelecer qualquer hierarquia entre os tipos de assinatura eletrônica. Ou seja, são igualmente válidas as assinaturas realizadas com a utilização de um Certificado Digital ICP-Brasil, previstas no parágrafo 1º do art. 10º, e as assinaturas que utilizam outros meios de autenticação do signatário, conforme previsto no parágrafo 2º do mesmo artigo.
Anos depois, a Lei nº 14.063/2020 veio regular a assinatura eletrônica de documentos no âmbito das “interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos”.
A norma classificou as assinaturas eletrônicas em três espécies: assinatura eletrônica qualificada, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica simples:
Esses tipos de assinatura são juridicamente válidos?
Sim! No Brasil, a validade e legalidade das assinaturas digitais foram se consolidando com o tempo e hoje não há dúvidas sobre sua aceitação no mundo jurídico.
Veja na linha do tempo a evolução da legislação acerca das assinaturas eletrônicas nos últimos 25 anos:
De acordo com a Medida Provisória n° 2.200-2/2001, em instrumentos contratuais particulares, as partes exercem sua livre faculdade para escolher qual a assinatura mais adequada para firmar seus documentos.
Se buscam maior segurança na autenticação dos signatários podem optar pelo uso de métodos de autenticação mais refinados, como a biometria facial, o pix ou mesmo um certificado digital ICP-Brasil. Por outro lado, se são partes conhecidas, com relacionamento existente, podem optar por usar métodos mais simples de autenticação, como um e-mail ou telefone, por exemplo.
Já a Lei nº 14.063/2020 prevê que, salvo expressa determinação legal, todo documento que não estiver protegido por sigilo, pode ser assinado mediante qualquer espécie de assinatura eletrônica.
Se houver necessidade de apresentar um documento assinado eletronicamente em cartório ou órgão público, é importante verificar se há legislação que determine o uso de um tipo específico de assinatura eletrônica.
Nos atos de transferência e registro de bens imóveis, por exemplo, a Lei nº 14.063/2020
exige o uso de assinaturas qualificadas, ou, no caso do registro de instrumentos particulares de compra e venda de imóvel com caráter de escritura pública, é possível a utilização de assinaturas avançadas.
💡A Clicksign, plataforma pioneira e líder no mercado brasileiro de assinaturas eletrônicas, proporciona aos seus usuários a possibilidade de realizar qualquer tipo de assinatura eletrônica prevista em lei, de forma conveniente, segura e dotada de validade jurídica.
As assinaturas eletrônicas são seguras?
Para falarmos de segurança da assinatura eletrônica, é preciso garantir a verificação de três fatores:
A Autenticidade do signatário é demonstrada a partir dos diferentes métodos de autenticação oferecidos na Plataforma: eles podem ser um certificado digital, uma biometria, um PIX ou até mesmo um e-mail fornecido pelas partes.
Importante: Quanto mais métodos de autenticação forem utilizados, mais forte será a Autenticação do signatário e, portanto, mais seguro o processo.
O segundo fator de segurança da assinatura eletrônica é a forma pela qual se dá o Vínculo entre quem assina e o documento. Na Clicksign todos os documentos assinados possuem o histórico completo das assinaturas, chamamos essa seção de Log do Documento. É no Log do documento que fica registrado, de forma detalhada, todo o processo de autenticação dos signatários, contendo informações como nomes dos signatários, endereços de IP dos seus dispositivos, e-mails, métodos de autenticação utilizados e horários das respectivas assinaturas. Dessa forma, a Clicksign emite um registro que funciona como um elo entre o documento e os signatários, com o objetivo de provar que as assinaturas eletrônicas daquele documento específico são juridicamente válidas.
Já a Integridade é garantida pelo Código Hash, uma tecnologia de alta segurança, um cálculo matemático, utilizado para criptografar o documento original assinado. Todo documento assinado na Plataforma da Clicksign possui um código exclusivo que garante que nenhuma alteração foi feita em seu conteúdo após a assinatura dos signatários no documento. O Código Hash também fica gravado no Log do Documento. Além da inclusão do Código Hash, todo documento assinado possui o Certificado Digital da Clicksign, que indica, de forma auditável, que o documento foi assinado na Plataforma.
Fases do ciclo de vida de um documento
Além de assinar um documento adequadamente, é extremamente importante estar atento para acompanhar o seu ciclo de vida.
O ciclo de vida de um documento nada mais é do que uma sucessão de fases pelas quais ele passa do momento em que é produzido até à sua destinação final (seja ela a guarda permanente ou a eliminação).
Tais fases compreendem a sua geração (criação do documento), endereçamento (envio para as partes envolvidas), disponibilização (quando os signatários têm acesso ao seu conteúdo), assinatura (presencial ou remota), gestão (armazenamento do arquivo para posterior conservação ou descarte) e precisam respeitar as disposições contidas na Lei nº 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados).
Sem dúvidas, hoje as empresas precisam lidar com grandes quantidades de dados e ter uma plataforma capaz de armazenar esses dados em um formato organizado e utilizável é fundamental.
Outrossim, definir um procedimento claro de ciclo de vida do documento faz parte da estratégia geral de gerenciamento de conteúdo, que especifica como ele é obtido, organizado, armazenado, protegido e entregue da maneira mais eficiente possível às partes envolvidas na negociação.
Portanto, compreender o ciclo de vida do documento pode te ajudar a evitar a perda de informações, redundância, destruição prematura e outras ineficiências que provocam o retrabalho da sua equipe e comprometem a experiência do seu cliente.
Passo a passo para a assinatura de documentos online na Clicksign
Segura, conveniente e simples. É assim que as soluções da Clicksign são para o seu negócio.
Além disso, através de uma plataforma de assinatura de documentos online, ela oferece meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos, em conformidade com os melhores padrões de assinatura eletrônica mundiais.
Assim, as nossas soluções oferecem acesso a um ambiente seguro, garantindo a proteção dos seus dados e de seus documentos.
Falando nisso, que tal começar a utilizar essas ferramentas para otimizar suas atividades e reduzir seus custos, especialmente no setor empresarial? Veja como funciona na prática:
Por fim, se você deseja saber mais sobre como a Clicksign pode te auxiliar nesse processo e se tornar a solução ideal para acelerar o crescimento do seu negócio, através da digitalização segura de registros e da assinatura eletrônica, clique aqui e faça um teste grátis.
