Documentos online: benefícios, segurança e legalidade

Vários fatores tornam os documentos online uma opção válida para empresas investirem, seja pela eficiência, sustentabilidade, entre outras várias justificativas que fazem desse recurso uma tendência. 

O quanto antes você implementar esse avanço, mais cedo vai deixar o papel e a caneta para trás e alcançar novos patamares de lucratividade, praticidade e segurança.

Nesse artigo, você vai entender o que são esses documentos, quais os benefícios da sua utilização para empresas e muito mais. 

O que são documentos online?

Em uma definição prática, documentos online são arquivos digitais que podem ser criados, editados, armazenados e compartilhados de maneira eletrônica. Diferente dos documentos físicos, que exigem papel e tinta, os documentos online utilizam formatos digitais como PDF, DOCX, entre outros. Esse tipo de documento pode ser acessado por meio de dispositivos conectados à internet, como computadores, tablets e smartphones, proporcionando uma maneira prática e eficiente de gerenciar informações.

Quais são os benefícios de contar com documentos online?

Para chegar nessa resposta, basta você pensar no propósito do uso da tecnologia na sua empresa: facilitar processos ao máximo. Assim, são muitos os benefícios que você pode alcançar com o uso de documentos online, como por exemplo:

Facilidade de acesso

Um dos principais benefícios dos documentos online é a facilidade de acesso. Se os documentos físicos exigem muito cuidado e esforço para se ter uma organização que facilite o acesso e a consulta de alguma forma, com os documentos online o cenário é outro. Isso porque eles tornam possível acessar informações facilmente de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha uma conexão com a internet. 

Isso é ainda mais vantajoso no cenário atual em que trabalho remoto e a mobilidade são práticas cada vez mais comuns. A possibilidade de compartilhar arquivos com rapidez e eficiência elimina a necessidade de envios físicos e reduz os atrasos associados ao transporte de documentos e outros impasses logísticos.

Integração

Documentos online também oferecem a possibilidade de integração com outras ferramentas e sistemas. Essa integração facilita a colaboração em tempo real, permitindo a conexão entre sistemas e plataformas e aumentando a eficiência e produtividade nas empresas.

Segurança

Embora a segurança proporcionada nos documentos online seja uma preocupação comum, a verdade é que eles podem ser extremamente seguros se os métodos adequados de proteção forem respeitados e utilizados. Para isso, existem diversas tecnologias de criptografia, autenticação multifatorial, entre outros recursos de segurança da informação que garantem a proteção dos documentos contra acessos não autorizados, perda de dados e outros tipos de ameaças. Além disso, a possibilidade de rastreamento de versões e registros de atividades oferece maior controle e transparência sobre quem acessa e altera os documentos.

Como proteger documentos online

No contexto empresarial, é comum que documentos carreguem dados sensíveis que não podem ser acessados por qualquer pessoa. Por isso, proteger seus documentos online é algo necessário para garantir a confidencialidade e integridade dessas informações. Aqui estão algumas práticas recomendadas que você pode utilizar:

• Criptografia: utilize a criptografia durante a transmissão e o armazenamento de documentos. Isso garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar o conteúdo contido nesses arquivos. Existem opções como o código Hash, por exemplo, que utiliza uma sequência única de caracteres gerada a partir do corpo do documento e que usa um algoritmo matemático específico para identificação desses arquivos digitais.
  
  
• Autenticação multifatorial (MFA): implementar a MFA adiciona uma camada extra de segurança aos seus processos, exigindo que os usuários forneçam duas ou mais formas de verificação antes de acessar os documentos. Um dos usos mais comuns de autenticação multifatorial é o uso de tokens de segurança. Saiba mais aqui.
  
  
• Controle de acesso: defina permissões claras sobre quem tem contato e envolvimento com seus documentos. Em uma plataforma de assinaturas, por exemplo, você pode escolher quem são as partes que devem receber o documento em questão, e determinar os papéis de cada um no processo de assinatura.
  

Documentos online são válidos legalmente?

Sim, documentos online são válidos legalmente em muitos países, desde que cumpram certos requisitos. No Brasil, por exemplo, a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) que regula o uso de assinaturas eletrônicas com validade jurídica. Assinaturas desse tipo, baseadas em certificados emitidos pela ICP-Brasil, garantem a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Essas regulamentações e leis são fundamentais para garantir que documentos online sejam aceitos e tenham validade jurídica, facilitando transações e operações comerciais em um mundo cada vez mais digital.

Documentos online e assinatura eletrônica

Com os avanços tecnológicos pelo mundo, recursos como documentos online vão estar cada vez mais presentes no seu dia a dia. Esse é um movimento natural do mercado, e é preciso acompanhar esse caminho encontrando formas de implementar tudo aquilo que torna possível o desenvolvimento do seu negócio.

Mas como utilizar documentos online de forma segura e válida juridicamente? A resposta está na assinatura eletrônica. Com ela, você pode assinar contratos de forma totalmente digital, com apoio de tecnologias criptográficas e outras medidas de segurança que reforçam a validade jurídica dos seus documentos.

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