Como a parceria SoftExpert e Clicksign reduziu custos e acelerou a assinatura de contratos

Já imaginou realizar toda uma negociação com um cliente e, ao final, ter que enviar o contrato para assinatura via correios? 

Muitas empresas ainda fazem isso, não é? Pois bem, a SoftExpert não mais!

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Antes, essa empresa de tecnologia, que atende clientes de todo o mundo, precisava contar com a logística tradicional para assinar seus contratos. Hoje, ela usa a Clicksign. 

“Dependendo da localização do cliente, ou parceiro de negócio, o custo para enviar o contrato físico de forma segura chegava a 200 reais”, revela o gerente de parcerias da SoftExpert, Marcio Willwock. 

Mas antes de contar essa história, vamos conhecer a SoftExpert. 

A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a gestão integrada da conformidade, inovação e transformação digital, com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários, em mais de 40 países ao redor do mundo.

Desde 1995, empresas de diversos portes e segmentos, como manufatura, governo, farmacêutico, hospitais, laboratórios, tecnologia, financeiros, educação e muitos outros, utilizam dos serviços da SoftExpert. 

Esse trabalho é potencializado com uma rede de parcerias internacionais. Com isso, a empresa oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, possibilitando aos clientes o máximo de retorno sobre o investimento, o chamado ROI. 

O que a SoftExpert faz na prática? 

A SoftExpert desenvolve o SoftExpert Excellence Suite, uma solução corporativa para a gestão integrada da conformidade, inovação e transformação digital.

Esta solução oferece um conjunto de aplicações interconectadas em um único ambiente de trabalho colaborativo, que substitui diversos sistemas de gestão isolados que endereçam apenas pontos específicos do negócio.

A cada dia, as soluções da SoftExpert auxiliam organizações, em todos os continentes, na conquista dos mais altos padrões de eficiência; qualidade e inovação em produtos, serviços e processos; proporcionando a aceleração e integração de todas as operações e níveis da organização. 

Além disso, estas mesmas soluções auxiliam no cumprimento de padrões, leis e regulamentos que afetam o negócio da empresa. Por meio da disponibilização de um rico conjunto de funcionalidades baseadas nas melhores práticas para cada ramo empresarial.

Presença global

Um dos principais pilares do crescimento acelerado da SoftExpert é sem dúvida a sua marca global. Com sua extensa rede de parceiros e unidades próprias ao redor do mundo, a SoftExpert está presente em todos os continentes, oferecendo serviços personalizados aos seus clientes conforme a realidade específica de cada região.

A escolha da assinatura eletrônica e da Clicksign como parceira

A SoftExpert precisava de uma plataforma de assinatura eletrônica que pudesse atender a demanda de clientes em todo território nacional e com possibilidades de já atender fora do país também. Isso se fazia muito necessário, já que, após realizar a negociação, era preciso enviar os documentos para assinatura via empresas de logística. Esse processo gerava custos, pois era necessário garantir que os contratos fossem transportados com um nível de segurança alto; e isso é caro. Além disso, era necessário que as assinaturas eletrônicas fossem efetivadas por uma ferramenta confiável.

Os documentos que usam a assinatura eletrônica vão desde propostas comerciais, declarações e contratos com clientes, até contratos com parceiros de negócio. Os setores comercial, jurídico e administrativo são os que mais usam. 

Como foi a implementação e quanto tempo durou até que fosse feita?

A integração da plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign com a ferramenta da SoftExpert é nativa e foi testada por cerca de 3 meses até sua efetivação. Nesse processo, foi avaliado, além das vantagens da assinatura eletrônica, a facilidade do plano de contratação. Nos momentos iniciais, preferiu-se manter a Clicksign somente na área de contratos de parceria e, na etapa seguinte, as outras áreas passaram a adotar em suas rotinas. 

Hoje, mais de 95% dos contratos assinados na SoftExpert são feitos através da Clicksign e, por isso, não necessitam mais de envio físico.

Os clientes e outros signatários da SoftExpert elogiam o ganho de tempo no retorno das assinaturas. Antes demoravam por conta do envio ser pelo correio. Além disso, por não envolver logística física, o custo por documento também diminuiu. 

Como funciona a integração com a Clicksign?

O sistema de gestão de documentos SoftExpert Excellence Suite e a plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign são duas ferramentas que possuem integração. Ela funciona com as propostas, contratos e qualquer outro documento sendo criados no SoftExpert Excellence Suite para, depois, o documento ser gerado e disponibilizado para assinatura pela Clicksign, com o retorno do documento assinado automaticamente para a Suíte da SoftExpert.