Conheça as 3 melhores práticas em gestão de Telecom

Foi-se o tempo em que o termo telecomunicações se resumia a infinitas linhas telefônicas que se ramificavam para o mundo todo. Hoje, a gestão de telecom abrange muito mais do que apenas as despesas com voz, sendo responsável por todos os processos que envolvem a forma como a comunicação viaja, seja ela com ou sem fio, com intuito de diminuir custos e melhorar a distribuição de recursos.

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Atualmente, as telecomunicações compreendem qualquer maneira de comunicação entre duas ou mais pessoas utilizando tecnologia e os seus veículos incluem todos os recursos capazes de ajudar a transmitir essa mensagem, seja voz, dados ou vídeos, software ou hardware: plataformas de e-mail, redes celulares e seus provedores, satélites etc.

Um circuito de telecomunicações completo e único consiste em duas estações, cada uma equipada com um transmissor e um receptor. 

Basta olhar para o lado para perceber o quanto os recursos de conectividade penetraram em todas as camadas do nosso cotidiano, seja com smartphones, tablets, smartwatches, notebooks, smartvs e outros dispositivos de comunicação inteligentes. 

O Brasil é o 2º país que mais passa tempo na Internet e também o 3º que mais usa redes sociais, segundo estudo que reuniu dados da Hootsuite e WeAreSocial sobre o uso dessas mídias a nível mundial. Esse levantamento corrobora uma demanda que já se sustentava:

Brazilians spend 225 minutes per day on social networks — that’s the second-highest in the world. While time spent using social media went down in most places between 2018 and 2019, in Brazil it went up. pic.twitter.com/bQ4tYY5hAc

— The Brazilian Report (@BrazilianReport) July 2, 2020

Não só gastamos muito do nosso tempo em qualquer um desses dispositivos, como também alteramos o modo como nos comunicamos através deles. Como exemplo, vale citar que a maioria das estações de trabalho agora têm uma plataforma de comunicação interna para a equipe se falar simultaneamente. 

Com este aumento expressivo na forma como nos comunicamos, profissionalmente e pessoalmente, surgiu a necessidade de gerir ainda mais eficazmente tantas ferramentas de comunicação.

Onde nasceu a gestão de telecomunicações

Saber o que é telecom e tudo que este setor implica não é tarefa fácil. As telecomunicações sempre estiveram envolvidas com a evolução humana, começando pelos sinais, códigos, pombos-correios e assim por diante.

Graças às telecomunicações em todos os seus aspectos, os mercados locais e globais se aproximaram e perderam suas diferenças a ponto das fronteiras entre países cederem a barreiras socioeconômicas (quase) inexistentes.

O mesmo acontece com o conceito de gestão, normalmente associado à capacidade de organizar, expor e controlar todos os recursos necessários para atingir uma ordem específica e pré-estabelecida, que requer uma grande coordenação em variados níveis – já que as decisões podem envolver atores institucionais, países, regulamentações, normas, tecnologias e serviços.

A tecnologia da informação, por exemplo, vem permeando esse espaço, cada vez mais, para enviar efetivamente a mensagem de qualquer forma, para quem precisa. 

Dito isso, o aumento da complexidade dos dispositivos e serviços, bem como a falta de transparência de vários modelos, levou à necessidade de uma maneira de gerenciar e controlar os custos dessa indústria, cada vez maior e mais multifacetada, e é justamente dessa tensão que nasceu a gestão em telecom ou TEM (em inglês, telecommunications expense management), segmentada com base em soluções, modos de entrega de serviços e geografia.

Quais os benefícios da gestão em telecom?

A TEM fornece uma maneira estruturada e profissional de se gerenciar os gastos com telecomunicações de uma empresa, não importa quão grande ou pequena ela seja. Esse gerenciamento pode se dar na forma de um programa interno usado por um gerente ou por um especialista em telecomunicações terceirizado.

O gerenciamento de despesas ajuda as organizações a obterem visibilidade sobre seus custos, evitando despesas orçamentárias não planejadas e monitorando contratos e usuários em rede, para entender pelo que você está pagando e por quê. 

Isso, pois a comunicação é a chave para uma organização bem-sucedida e, principalmente para empresas operando remotamente, em que o número de dispositivos utilizados aumentou e, consequentemente, as despesas também.

O gerenciamento eficaz de despesas de telecomunicações elimina o estresse do gerenciamento de dispositivos e oferece vários benefícios, como:

• Acompanhar e gerenciar com precisão os ativos de telecom;
• Simplificar os processos;
• Otimizar custos;
• Auditorias e relatórios transparentes;
• Dentre outros.

A Verified Market Research publicou recentemente um novo relatório chamado “Telecom Expense: tamanho e previsão do mercado”. Segundo o estudo, o setor de gestão em telecom foi avaliado em US$1,45 bilhão em 2019 e está projetado para atingir US$1,89 bilhão em 2027, crescendo a um CAGR de 3,65% de 2019 a 2027.

Esse é quase um “oceano azul” de possibilidades para os players envolvidos neste mercado.

Melhores práticas para gerenciamento de despesas de telecomunicações

Gastos com dispositivos móveis não gerenciados ou até mesmo gerenciados em “tempo parcial” podem representar um custo enorme para o seu negócio. Gerenciar e otimizar o consumo das operadoras é um trabalho de tempo integral. Para entender como otimizar melhor suas despesas, é importante estar atento às principais funções de um gestor telecom:

Assim, é hora de entender, na prática, alguns dos melhores insights para aplicar no seu negócio e potencializar a sua experiência com os serviços de telecomunicações disponíveis no mercado.

Dica 01) Gestão de Estoque (inventário)

Uma gestão adequada, inevitavelmente, gira em torno de dados. Por essa razão, examinar seus ativos é essencial para entender se seus gastos estão fora de controle ou não. Talvez você não saiba, mas gerenciar um estoque é uma das partes mais importantes do TEM e onde muitos custos passam despercebidos.

Inicialmente, foque na centralização de todas as informações de seus recursos de TI e telecomunicações em um único repositório. Dessa forma, nada passará despercebido e você poderá acessar o seu inventário com facilidade.

No entanto, audite o uso de telecomunicações até o indivíduo final para não perder dados vitais e possivelmente áreas onde grandes gastos estão sendo praticados. Você está monitorando o seu estoque? Sabe o que acontece com um dado dispositivo quando um determinado funcionário deixou a empresa?

É apenas ao se ter uma ideia clara do seu ecossistema que será possível remover dispositivos e serviços desnecessários. Importante ressaltar que realizar um inventário não se trata apenas de eliminar determinados terminais – é, também, uma chance de atualizar seus serviços com soluções mais novas e econômicas.

Dica 02) Gerenciamento de faturas e contratos

Se você não está monitorando suas contas e contratos, é quase impossível perceber os gastos inflacionados com telecomunicações. 

As organizações que ainda auditam seus serviços de TI e telecomunicações manualmente com faturas em papel, além de se submeterem à possibilidade de erro humano, terão mais dificuldades para implementar uma série de processos que sejam repetíveis e possam trazer precisão ao rastreamento de contas.

O mesmo vale para lidar e gerenciar seus contratos com fornecedores. Estar no controle permite que se identifique se é mais vantajoso renegociar algum termo ou ir para outro lugar por uma nova taxa. Lembre-se: gerenciar faturas e contratos é ser proativo.

Dica 03) Inteligência de negócios para otimização das despesas

Um dos maiores benefícios do TEM é que você alcança muitos dados valiosos enquanto está rastreando o seu uso. É um desperdício não usar isso para ajudá-lo a orientar seus negócios.

Implemente relatórios abrangentes que possam ser filtrados por seus centros de custo, serviços, localização e usuários finais. O uso de uma ferramenta de software pode gerar uma ampla variedade de documentos e uma análise abrangente de tendências, tais como: o comportamento do cliente, aumento ou diminuição de uso das redes e como isso afeta o seu orçamento..

Nesse sentido, estar por dentro das tendências tecnológicas que impulsionarão a inovação em telecomunicações é imprescindível para obter muitos insights e tomar as melhores decisões estratégias.

Dica Bônus) Contrate um serviço para automatizar os seus documentos 

Como visto acima, a gestão eficaz de telecomunicações pressupõe o relacionamento com todos os serviços, operadoras, equipamentos, software, integração, faturamento, finanças, contratos, relatórios, manutenção, análise de custos e atualizações associados a toda e qualquer necessidade de comunicação da sua empresa.

Já imaginou se todos esses procedimentos tivessem que ser realizados de forma manual? Esse é um cenário impraticável no contexto em que estamos inseridos. De uma vez por todas, entenda o que é automação e como ela pode revolucionar sua empresa.

A automação é uma solução para simplificar ainda mais o processo de gestão de seus contratos. É possível coletar os dados dos signatários através de um único link por um formulário inteligente.

Em consonância com uma plataforma de assinatura de documentos online e de uma integração via API, é possível automatizar seus processos de assinatura, em menos de 3 minutos, e com validade jurídica.

Você pode visualizar os seus documentos de várias maneiras ou até mesmo criar sua própria visualização. Isso oferece mais maneiras de entender sua divisão de custos para todos os seus ativos de TI e telecomunicações.

Se você quer dizer adeus a processos lentos e propensos a uma infinidade de erros, faça um teste gratuito na plataforma da Clicksign e obtenha muitos dados valiosos ao digitalizar os processos da sua companhia.

É crucial ter total controle e visibilidade sobre suas despesas, garantindo que nada passe despercebido e que os provedores de telecomunicações estejam sendo negociados para obter contratos justos e benéficos para o seu negócio.

O futuro da gestão em telecom

Esse é um momento único para o setor de telecomunicações, com novas tecnologias, como conectividade 5G, veículos autônomos e IoT, prontas para mudar a maneira como as pessoas vivem e trabalham. No entanto, com tantas mudanças surgem também novas fontes de risco. 

Por isso, os profissionais de gerenciamento de despesas em telecom precisam estar atentos para garantir que suas organizações sobrevivam às ameaças representadas por inúmeros novos vetores de risco.

Trabalhar com as ferramentas certas vai aliviar esse fardo, permitindo que o seu negócio continue progredindo e aproveitando ao máximo o que você já tem disponível em sua rede. 

Preveja seu uso para entender para onde sua empresa está indo em relação aos gastos – ao fazer isso, é mais fácil manter seus gastos alinhados com seus objetivos.

No entanto, as organizações devem estar cientes de que há mais por vir. Não podemos antecipar o futuro, mas podemos estar cientes de que, inevitavelmente, existirão ainda mais avanços tecnológicos. Nesse contexto, o Brasil tem um dos maiores mercados de telefonia móvel da América Latina devido ao tamanho de sua população, incluindo infraestrutura e ambiente regulatório. 

O aumento da demanda por soluções eficazes de gerenciamento de receita, combinado à crescente conscientização dos benefícios da análise de telecomunicações e o aumento das soluções baseadas em nuvem, gera um potencial de indústria lucrativa. 

Além disso, o mercado de gestão em telecom está crescendo devido à expansão do volume de dados gerados e armazenados e às mudanças específicas do setor. Espera-se, inclusive, que esse contexto se desenvolva à medida que mais empresas adotarem soluções para melhorar a sua visibilidade operacional.

Por fim, vale citar uma pesquisa do Telecom Analytics Market que evidencia uma previsão para o mercado de análise do setor atingir US$32,56 bilhões até 2030.

Logo, se você não estiver disposto a melhorar seus processos para aumentar vendas, reduzir o churn e as falhas humanas, melhorando a gestão do setor e reduzindo as despesas operacionais, o seu concorrente estará. Cabe a você agora colocar essas boas práticas em ação.

Aproveite e comente abaixo, qual dessas dicas em gestão de telecom você espera que tenha o maior potencial de implementação no seu negócio? Continue acompanhando o blog da Clicksign e não perca os melhores insights para alavancar o seu negócio.