API de assinatura eletrônica: o que é e quando utilizar [+ exemplos]

A assinatura eletrônica se tornou uma opção cada vez mais popular para empresas e indivíduos que buscam uma maneira mais eficiente e segura de assinar documentos importantes.

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Não é a toa que este é um mercado com potencial de atingir US$12.721,5 milhões até 2030 em uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 26,6%, segundo dados da PSMarketResearch.

E, com o surgimento das APIs (Application Programming Interface), tornou-se possível incorporar esse recurso diretamente em aplicativos e sistemas. Acredite, essa é uma solução tangível!

Embora seja uma função que passa praticamente despercebida para os usuários, a API está muito presente não apenas em plataformas corporativas, mas principalmente em redes sociais: Facebook, Instagram, Twitter, TikTok e na grande maioria dos sites que vendem produtos e serviços.

Afinal, uma das maiores características dessa tecnologia é a praticidade. Neste artigo, exploraremos as vantagens do uso de APIs para assinatura eletrônica, bem como alguns casos práticos de como elas podem ser usadas em diferentes setores.

O que é uma API de assinatura eletrônica e como ela funciona?

Uma API de assinatura eletrônica permite que desenvolvedores incorporem a funcionalidade de assinatura eletrônica diretamente em aplicativos e sistemas, tornando o processo mais rápido e conveniente para os usuários finais - que não precisam sair do site ou aplicativo que já estão acostumados para validar suas informações.

Essa solução facilita o acesso a dados autorizados com rapidez, conforto e comunicabilidade, permitindo, inclusive, que desenvolvedores personalizem e adaptem esses recursos às necessidades de seus aplicativos.

Em suma, APIs de assinatura eletrônica variam em recursos e integrações, dependendo do provedor de serviços. Alguns recursos comuns incluem autenticação do signatário, assinatura digital, carimbo de data/hora, validação de documentos e rastreamento de assinaturas e alguns provedores também oferecem integrações com aplicativos populares de gerenciamento de documentos, como o Google Drive e o Zapier.

Vantagens de usar uma API de assinatura eletrônica

As APIs de assinatura eletrônica oferecem inúmeras vantagens que vão desde pequenas e médias companhias à empresas enterprise,  ajudando a simplificar e acelerar processos de negócios, reduzir a carga de trabalho dos colaboradores, aumentar a eficiência e melhorar a experiência do usuário... Além desses, alguns dos principais benefícios incluem:

Agilidade e transparência

As APIs de assinatura eletrônica permitem que as empresas obtenham assinaturas em documentos de forma rápida e fácil, eliminando a necessidade de enviar documentos físicos para assinatura ou realizar reuniões presenciais.

Isso acelera os processos de negócios, pois os documentos podem ser assinados de forma imediata e acessados por todas as partes envolvidas. Além disso, oferece mais transparência, pois todos os envolvidos podem visualizar o processo de assinatura e o status dos documentos em tempo real.

Segurança

As assinaturas eletrônicas são seguras e criptografadas, tornando-as menos suscetíveis a fraudes e manipulações do que as assinaturas em papel, já que estão armazenadas em servidores seguros, reduzindo a possibilidade de incidentes e garantindo a autenticidade do documento.

Outro fator é o fato de serem compatíveis com a legislação em vigor em relação às autenticações disponíveis, o que garante não só a validade jurídica dos documentos assinados eletronicamente, como também a observância às normas e padrões que mantêm a segurança dos dados.

Integração descomplicada

As APIs de assinatura eletrônica podem ser integradas facilmente em aplicativos e sistemas existentes, permitindo que os usuários assinem documentos sem sair do aplicativo.

Uma vez integrada a uma empresa, a ferramenta garante atualizações automáticas para suas diversas áreas de uso, validando dados, documentos e assinaturas por um maior prazo. Suas configurações são simples, adequando-se à rotina corporativa e otimizando desde a robustez à modernidade segura que compete no mercado.

Além disso, a inteligência artificial permite automatizar formulários, adiantar preenchimentos cadastrais e processos internos.

Economia de tempo e de custos

Eliminando-se a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar documentos manualmente, há uma economia real de tempo e dinheiro em papelada, impressão e envio.

Diante disso, um procedimento que antes era burocrático e administrativo, torna-se um diferencial competitivo apto a impulsionar seus resultados com uma realocação dos recursos (que antes eram desperdiçados) onde realmente importam, convertendo-os em maiores lucros para a sua companhia.

Fechamento de negócios eficiente

As APIs de assinatura eletrônica permitem que as empresas fechem negócios mais rapidamente, pois eliminam a necessidade de aguardar a assinatura manual de documentos.

Isso é particularmente útil para empresas que precisam fechar contratos com urgência, como no caso de vendas B2B ou B2C.

Para além desses fatos, também vale ressaltar a flexibilidade da ferramenta: é possível resolver trâmites de grandes proporções de maneira remota.

Melhora na experiência do cliente

As APIs de assinatura eletrônica permitem que os clientes assinem documentos de forma rápida e conveniente, em qualquer lugar e a qualquer momento, o que pode melhorar a satisfação e a fidelidade do consumidor.

Afinal, hoje, todas as pessoas estão acostumadas a realizar transações online de forma rápida e fácil. Por que com a assinatura de documentos online seria diferente?

Como escolher a melhor API de assinatura eletrônica para sua empresa

Com tantas opções de APIs de assinatura eletrônica disponíveis, pode ser difícil escolher a melhor para sua empresa. Aqui estão algumas coisas a considerar ao avaliar as opções do mercado:

• Verifique a segurança da API: a segurança é uma das principais preocupações ao lidar com informações confidenciais e documentos importantes. Certifique-se de que a API de assinatura eletrônica que você está considerando tenha medidas de segurança adequadas para proteger os dados do usuário, como criptografia, autenticação multifatorial (biometria facial, certificado digital, dentre outros) e gerenciamento de acesso. Inclusive, observe se está em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as melhores práticas e políticas de Segurança da Informação.
• Avalie a facilidade de uso: a escolha de uma API de assinatura eletrônica deve levar em consideração a facilidade de uso. É importante que a API ofereça uma interface de usuário intuitiva, documentação clara e suporte técnico para ajudar os usuários a entender como usar a ferramenta.
• Considere o preço: o custo é outro fator importante a ser considerado. Avalie os preços de diferentes opções e verifique se eles se encaixam no seu orçamento.
• Verifique os recursos disponíveis: as APIs de assinatura eletrônica podem oferecer uma ampla variedade de recursos, incluindo assinaturas em massa, integrações com outros sistemas, personalização de marca e muito mais. Verifique quais recursos são importantes para sua empresa e escolha uma API que atenda às suas necessidades específicas.
• Considere a reputação do fornecedor: procure por avaliações de usuários, informações sobre a empresa e sua experiência no mercado de assinaturas eletrônicas. A Clicksign, por exemplo, é a única empresa 100% nacional do mercado com a certificação ISO 27001.
• Verifique a compatibilidade com seu sistema: observe se a API escolhida se integra com os aplicativos e sistemas que você usa atualmente, incluindo seus processos já existentes, como ferramentas de gerenciamento de documentos, CRM e ERP.
• Ao seguir essas dicas, você poderá escolher a melhor API de assinatura eletrônica para sua empresa e começar a colher, o quanto antes, os benefícios dessa integração.

5 exemplos práticos de utilização das APIs de assinatura eletrônica

As APIs de assinatura eletrônica podem ser usadas de várias maneiras em diferentes setores e aplicativos. Vejamos algumas das aplicações mais comuns no dia a dia:

1. Contratos de Negócios

Uma das formas mais comuns de usar APIs de assinatura eletrônica é para contratos de negócios. Por exemplo, um varejista pode enviar um contrato de fornecedor para uma empresa usando a API, permitindo que o fornecedor o assine eletronicamente e o envie de volta para o varejista, tudo sem a necessidade de imprimir e enviar o documento em papel.

2. Documentos fiscais e financeiros

APIs de assinatura eletrônica também podem ser usadas para documentos fiscais e financeiros. Por exemplo, um contador pode enviar uma declaração fiscal para um cliente via e-mail e o cliente pode assinar eletronicamente usando a API.

3. Contratação de funcionários

Empresas que contratam muitos funcionários podem usar APIs de assinatura eletrônica para simplificar o processo de contratação. Isso pode incluir o envio de documentos de contratação, como formulários de inscrição e termos de contrato, por e-mail ou outro canal, permitindo que os candidatos assinem de maneira remota, economizando tempo e recursos.

4. Setor imobiliário

No setor imobiliário, as APIs de assinatura eletrônica podem ser usadas para contratos de locação, acordos de venda de imóveis e outros documentos. Por exemplo, um corretor de imóveis pode enviar um contrato de locação para um inquilino por e-mail e o inquilino pode assiná-lo eletronicamente usando a API.

5. Setor de saúde

As APIs de assinatura eletrônica também podem ser usadas no setor de saúde para consentimentos informados, termos de confidencialidade e outros documentos relacionados. Por exemplo, um paciente pode receber um formulário de consentimento informado por e-mail antes de uma consulta e assiná-lo, de onde estiver, usando a API.

Esses são apenas alguns exemplos práticos de como as empresas podem usar APIs de assinatura eletrônica para economizar recursos, melhorar a segurança e a experiência do usuário e simplificar processos.

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