Transformação digital na gestão de documentos e seus benefícios
A organização e segurança dos dados e informações de uma empresa é um fator essencial, independentemente do porte ou segmento de atuação. Porém, o grande volume de informações geradas diariamente pode tornar essa tarefa um pouco difícil sem o auxílio da transformação digital na gestão de documentos.
Segundo o Internet Source, 19,8% do tempo de trabalho (o equivalente a um dia por semana de trabalho) é desperdiçado pelos funcionários que buscam informações para realizar seu trabalho com eficiência.
Desta forma, adotar soluções tecnológicas para facilitar os processos, buscando a transformação digital da empresa, é uma alternativa que contribui para a redução do espaço físico, agilidade nos processos de consultas de documentos, acessibilidade dos dados e também eleva o nível de segurança, principalmente quanto falamos de um sistema GED e na digitalização de documentos.
Como isso funciona na prática?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema que disponibiliza acesso monitorado aos documentos de uma empresa, armazenando os arquivos digitalizados em nuvem com total segurança e controles de acesso. Com esse sistema/plataforma é possível que os documentos sejam encontrados e visualizados com um breve clique.A utilização de uma plataforma elimina os riscos de extravio dos documentos, além do mais, ele fornece uma visão do histórico de movimentação, emissão de cópias, aprovações, revisões, versões e muito mais. Dessa forma, as atividades do cotidiano tornam-se simples e eficazes!Para o controle de acesso, os gestores responsáveis podem escolher os colaboradores que poderão criar, editar e visualizar cada documento, para que as informações sejam mantidas em segurança, criando perfis de acesso detalhados e relacionando os usuários que podem acessar as informações. Assim, pessoas que não foram autorizadas não poderão ver ou editar os arquivos confidenciais.[caption id="attachment_16889" align="aligncenter" width="565"]
Círculo virtuoso da GED | Fonte: Grupo Suprema[/caption]
Atenção! Digitalização e escaneamento não são a mesma coisa
Para que o processo de transformação digital da empresa ocorra corretamente é importante ter um processo de digitalização de documentos, descartando ou armazenando em arquivo os documentos físicos e utilizando para consultas e organização apenas os documentos digitalizados, reduzindo o tráfego de papéis. Mas atenção, digitalização de documentos não é a mesma coisa que escaneamento.O processo de escaneamento consiste em originar uma imagem de um documento físico, ou seja, acontece a duplicação do arquivo de papel em um formato digital. O escaneamento não tem validade jurídica e o arquivo escaneado não pode ser submetido ao processo de indexação, o qual facilita a localização de conteúdos por meio de pesquisa de palavras-chave.Já na digitalização, o objetivo é transformar o arquivo físico em um formato digital, possível de ser indexado por softwares especializados. Isso acontece porque o processo de digitalização faz a codificação binária das informações que constam no papel. Assim, é possível que um sistema de gerenciamento de documentos acesse os dados e os interprete.Leia mais em: Documento Digital e Digitalizado são sinônimos? Vamos entender!
Os benefícios do armazenamento em nuvem
O armazenamento físico, mesmo sendo uma opção tradicional, coloca em risco a integridade e segurança das informações. Não há um controle 100% eficiente de acesso aos dados e os documentos ficam vulneráveis a desgastes e extravios.Já o armazenamento digital em computadores também corre o risco de apresentar problemas como, por exemplo, algum problema no disco rígido e a falta de backups atualizados. Um simples falha pode desencadear muitos danos nos dados armazenados.Com o armazenamento em nuvem de documentos digitalizados todos esses problemas são evitados, graças a infraestruturas tecnológicas mais avançadas de proteção. Com esse tipo de serviço, é possível autenticar o acesso aos dados, que são criptografados, e atualizá-los constantemente. Em caso de possíveis falhas, os arquivos permanecem intactos, já que o backup é efetuado automaticamente por rotinas auxiliares para manter a segurança das informações.Uma das principais vantagens do GED é a segurança na hora de armazenar documentos digitais. O sistema oferece garantia de que os arquivos da organização estarão guardados em um ambiente seguro e livre de ameaças digitais que são comuns na atualidade. Esse é um fator muito importante, tendo em vista que os dados precisam ser protegidos de terceiros mal-intencionados.
Agilidade e Simplificação do trabalho
O modo como os dados são disponibilizados na nuvem influencia diretamente na agilidade e a eficiência da execução das tarefas. Quando se adota um sistema de gestão de documentos na nuvem, por exemplo, a necessidade de usar servidores pode diminuir, trazendo economia para o negócio.Além disso, contribui na hora de tornar a empresa não somente eco friendly, mas também mais ágil e produtiva, visto que a busca por um arquivo pode durar apenas alguns segundos nesse sistema. Portanto, uma solução de gerenciamento eletrônico traz redução de custos, sustentabilidade e aumento de eficiência nos processos do negócio.
O que minha empresa ganha com isso?
Você organiza seus documentos em um único lugar, localiza rapidamente as informações necessárias a qualquer momento, otimiza espaço físico da sua empresa, ganha mais produtividade no seu dia-a-dia evitando a circulação de papéis, controla, armazena e recupera informações em um clique.Com a digitalização dos seus arquivos e a automação de processos, é possível melhorar a eficiência operacional, a eficácia e a satisfação do cliente, reduzindo custos operacionais e aumentando a produtividade.
Se você ainda não iniciou a sua transformação digital, agora é o momento. Para começar, avalie as necessidades específicas da sua empresa em termos de gestão de documentos. Identifique quais processos e documentos são mais importantes para sua empresa e quais áreas podem se beneficiar mais da transformação digital.Em seguida, pesquise as soluções disponíveis no mercado para ajudar na digitalização e automação de processos de gestão de documentos. Existem muitas ferramentas disponíveis, mas a Clicksign é a única empresa brasileira com a certificação IS0 27001 - que garante os mais altos padrões de segurança da informação.Por isso, se você deseja digitalizar os seus processos, como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e teste já a nossa plataforma por 14 dias grátis, enviando até 30 documentos para assinatura hoje mesmo.
