Rotinas do Escritório de Advocacia – 3 formas de otimizar!
Que o mundo do direito já se encontrou muito mais que brevemente com a tecnologia é inegável. Desde os processos judiciais que são realidade há alguns anos, a automação de procedimentos administrativos e jurídicos vem ganhando cada vez mais espaço na rotina do advogado digital. Inclusive, já escrevemos um post sobre o advogado ágil e a otimização em suas funções, que recomendamos a leitura!
É sabido também que a rotina de um escritório de advocacia não é das mais fáceis. Muito pelo contrário. Além de exercer sua função com excelência diante das plataformas digitais dos Tribunais, ainda é essencial que sua relação com os clientes não seja soterrada pela quantidade de trabalho à fazer.
Ademais, para conseguir ter um relação com clientes e resultados nas produções diárias como protocolos, audiências, etc, é necessário que o espaço e a forma de trabalho do advogado sejam otimizados.
Fazer essa organização nem sempre é fácil, mas nós da ClickSign temos boas dicas para você, advogado ou advogada!
Otimize sua rotina: faça uso das novas tecnologias no mundo jurídico
Não existe apenas uma ferramenta para otimizar o tempo e esforço criativo e técnico do profissional do direito, mas várias. Com o advento da pandemia, o trabalho remoto evidenciou sua funcionalidade, bem como as vantagens da tecnologia para a área jurídica. O uso de aplicativos de vídeo e áudio, por exemplo, que antes era tido como excepcional, hoje é essencial para a realização de audiências.
Seguindo essa mesma linha de raciocínio, e a fim de adaptar essa profissão tão antiga e tão essencial aos tempos modernos, tem-se algumas ferramentas que refazem a rotina do escritório de advocacia de forma condizente:
Organização de documentos de clientes na nuvem
Todo advogado precisa atender clientes. Essa é base da profissão conjuntamente com a faculdade de direito. Se você não está atendendo, alguém está, e te repassa as informações necessárias para que sua atividade jurídica possa ser fundamentada.
Assim, partindo da realidade que documentações muito específicas são necessárias para cada tipo de cliente e causa, mas que também existem documentos padrões que todos assinam (procuração "ad judicia", contratos de honorário, relatório de atendimento, etc), você precisa de um lugar de armazenamento que não seja físico.
Você indaga então, mas por que não um armazenamento físico, em arquivos? Respondemos: esse tipo de depósito de documentos vem sendo descontinuado na advocacia, bem como em muitos outros ramos mercadológicos, e a explicação é bem simples. Não é mais viável nos quesitos a) tempo; b) espaço físico; e c) rapidez e praticidade para acessar dados ter esse tipo de acumulação.
Visando então facilitar o desenvolver da advocacia, a possibilidade de escancear documentos e salvar no computador já é deveras utilizada. Mas e quando mais de uma pessoa precisa ter acesso àqueles dados e nem todas elas estão no mesmo ambiente, ou seja, sob a mesma rede de internet? Aí está a aplicabilidade do armazenamento de dados em nuvem.
No sentido de otimização de tempo e espaço é fácil identificar a funcionalidade da ferramenta, porém ela também é muito boa para a experiência dos clientes! Você pode simplesmente criar um pasta digital com a documentação necessária do cliente e compartilhar com ele. Em meio à pandemia – e mesmo após, em nosso ver – é a saída mais segura.
E segurança é também uma característica desse sistema, inclusive segundo as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): nada de documentos importantes sumirem, correrem o risco de serem furtados, e o cliente ainda terá acesso quando quiser aos seus dados, assinando inclusive uma declaração de fornecimento destes – que também estará lá!
As liberações de acesso serão definidas pelo advogado, dando liberdade para sejam feitos uploads, downloads e até assinaturas eletrônica de documentos. Ademais, sobre esse último ponto falaremos no tópico a seguir.
Assinaturas eletrônicas e Assinaturas com certificado digital
Você sabia que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? Frisamos que para o universo jurídico importa mais, como advogados para o exercer da função, a assinatura digital. Enquanto para (e pelo) cliente, serão mais utilizadas as eletrônicas. Porém, ambas são modalidades de autenticação digital e otimização de serviços bastante objetivas.
Quer saber mais sobre o que é o certificado digital para sua atuação profissional, ou ainda informar os seus clientes sobre como funciona a assinatura eletrônica? Acesse os links e aprenda mais com nossos posts!
Agora, partindo para a pergunta "essas modalidades, ajudam ou atrapalham?", respondemos: as assinaturas digitais e eletrônicas ajudam, e muito – muito mesmo! –, a gerar automação de processos antes manuais e poupar seu tempo.
Mais horas são disponibilizadas para que a função do advogado seja efetivamente realizada: defender os interesses sociais públicos e privados para um melhor funcionamento do Estado de Direito Democrático, ressalvando as garantias fundamentais definidas na Carta Magna e nos demais códices.
Reuniões com clientes via aplicativos de vídeo ou áudio
Sabendo que existe a possibilidade de assinaturas digitais de documentos, por que não utilizar de aplicativos e sites de vídeo e áudio para realizar reuniões sem muita complexidade – as famosas atualizações processuais necessárias – com seus clientes?
Além de poupar seu tempo, você conseguirá se programar bem mais em escalas de reuniões, e economiza também o tempo do cliente em ir até o escritório. Simplesmente você não tem que sair de frente do seu computador para ir até a sala de reunião, e ainda, protege sua saúde e a do próximo de qualquer propagação do vírus da COVID-19.
Interessante, não é mesmo? Alie o direito à tecnologia e tenha uma rotina de trabalho absolutamente diferente e mais funcional!
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