Assinatura digital: o que é, como adquirir e vantagens
De alguns anos para cá, em especial após o início da pandemia de COVID-19 no ano de 2020, a sociedade precisou se familiarizar com uma tecnologia que viria rapidamente a fazer parte de nossas rotinas, como enviar um e-mail, realizar uma chamada de vídeo e até mesmo acessar as redes sociais: a assinatura eletrônica, ou, como é comumente chamada, a assinatura digital.
Inseridos de forma abrupta num contexto de relações e negócios virtuais, comentários de alerta como “precisamos contratar uma plataforma de assinatura digital!” ou questionamentos curiosos do tipo “você já usou uma assinatura digital?” foram ouvidos aos montes nas reuniões corporativas virtuais. Isso causou rebuliço na rotina das empresas, que se viram obrigadas a adaptar seus processos para uma realidade remota. Sem falar dos escritórios de advocacia, que foram inundados com consultas urgentes contendo o clássico questionamento: “assinatura digital tem validade jurídica?”.
Pois é, estamos em 2023 e assinar documentos no papel, enviar contratos por serviços de correspondência e até mesmo gerenciar arquivos e armários empoeirados já parecem tarefas difíceis de resgatar na memória.
Mas você já parou para pensar o que é uma assinatura digital?
O que é assinatura digital?
Para responder essa pergunta, primeiro vamos exercitar rapidamente a dinâmica de uma assinatura escrita.
Supondo que você decidiu alugar um novo apartamento e, após meses de pesquisa e incontáveis visitas, finalmente encontrou um imóvel perfeito para morar. Assim, depois de negociar o preço e as demais condições da locação, chegou a hora tão esperada de assinar o contrato imobiliário.
Você então recebe a minuta impressa do documento, manuseia a caneta e realiza uma assinatura que só você sabe fazer. Dessa forma, através dessa assinatura escrita, você manifestou sua vontade de concordar com todos os direitos e obrigações previstos neste contrato e, consequentemente, alugar o imóvel.
Pois bem, a assinatura digital, assim como a assinatura escrita, é uma forma de registrar a sua manifestação de vontades. Ela é um registro eletrônico ágil, seguro e auditável, que permite identificar e atestar a autoria da manifestação e, além disso, garante que o conteúdo do documento assinado não seja modificado após a finalização das assinaturas.
Como assinar digitalmente um documento?
Para que entenda melhor, vamos exercitar a dinâmica de uma assinatura digital.
Supondo ainda que você decidiu alugar um novo apartamento, mas agora escolheu uma imobiliária moderna e ágil, que realiza todo o processo de negociação e assinatura do contrato de forma digital através da Plataforma Clicksign.
Após a negociação, a imobiliária deverá enviar o contrato para sua assinatura através da plataforma. A pessoa responsável vai carregar o documento na Clicksign, informar seus dados pessoais de identificação e escolher os métodos de autenticação que você deverá realizar no processo de assinaturas.
Os métodos de autenticação são as formas disponibilizadas pelas plataformas de assinatura eletrônica para que uma pessoa realize a sua autenticação dentro de um processo de assinatura, ou seja, para que uma pessoa realize uma assinatura digital.
O método pode ser mais simples, como um token via e-mail, ou mais seguro e sofisticado, como a Biometria Facial e o PIX. Quanto mais formas forem selecionadas, mais seguras serão as assinaturas.
Feito esse rápido processo, você receberá um link por email ou whatsapp e, após visualizar o contrato, deverá confirmar seus dados pessoais de identificação e realizar a autenticação pré-definida.
Por exemplo, se a imobiliária escolher o método de token via e-mail, você receberá um código no seu e-mail e deverá digitá-lo na plataforma para concluir o processo. Agora, se a imobiliária escolher o método de Biometria Facial, você deverá realizar uma autenticação biométrica de seu rosto na própria Plataforma Clicksign.
Portanto, após receber o link do contrato, visualizar o documento, confirmar seus dados e realizar a autenticação, pronto! Você realizou uma assinatura digital!
Assinatura digital tem validade jurídica?
As assinaturas digitais são totalmente válidas e aceitas em qualquer tipo de documento.
É importante dizer que assinatura digital e assinatura eletrônica são sinônimos, isso porque não há previsão legal que qualifique ou as diferencie enquanto espécies de assinatura diferentes. Basta realizar uma rápida consulta nas normas legais que regulamentam ou apenas citam essa tecnologia, como a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a Lei 14.063/2020, ou até mesmo o Código Civil e o Código de Processo Civil, para constatar que o legislador pode usar os dois termos para se referir a mesma tecnologia.
Ou seja, independente do legislador usar o termo “assinatura eletrônica” ou “assinatura digital”, saiba que ele está usando um desses vocábulos para se referir a um registro eletrônico que permite identificar e atestar a autoria da manifestação de vontades.
O que há, na verdade, é uma classificação da assinatura digital — ou eletrônica — em três tipos diferentes.
Como você acabou de ler, existem diversas formas de autenticar um signatário (a pessoa que assina) dentro de um processo de assinaturas eletrônicas. Pensando nessas variáveis, a legislação brasileira as classificou em três espécies distintas:
A assinatura eletrônica qualificada é aquela que utiliza um Certificado Digital ICP-Brasil* como método de autenticação.
A ICP-Brasil é a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, que representa o sistema de certificação digital do país e viabiliza a emissão de certificados digitais utilizados na identificação virtual de cidadãos. Esses certificados podem ser adquiridos através de uma Autoridade Certificadora, ou seja, uma emissora de certificados digitais.
Já a assinatura eletrônica avançada é aquela que utiliza outros certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou mesmo outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos, oferecendo um alto nível de segurança e garantindo a identificação do signatário de maneira unívoca.
Por fim, a assinatura eletrônica simples é aquela que, como o próprio nome diz, oferece a forma mais simples de autenticação do signatário, utilizando formas menos refinadas de identificação do signatário, como por meio de um e-mail ou até pelo endereço IP do dispositivo utilizado no momento da autenticação.
Mas, afinal, qual assinatura realizar?
Como regra geral, todo documento pode ser assinado com qualquer tipo de assinatura eletrônica, desde que não haja norma legal prevendo a obrigatoriedade de utilização de um tipo específico de assinatura eletrônica, até porque a legislação brasileira não estabeleceu uma hierarquia entre as diferentes espécies de assinatura digital, deixando que as partes decidam pela opção mais adequada a situação e ao documento que estão assinando.
Contudo, existem situações em que a legislação exige a utilização de um tipo específico de assinatura digital para assinatura de determinados documentos.
Por exemplo, na assinatura de atos de transferência e de registro de bens imóveis, deverá ser utilizada a assinatura eletrônica qualificada ou a avançada, conforme definido em lei.
Via de regra, tais documentos demandam o uso da assinatura qualificada, contudo, se estivermos diante de um instrumento particular de compra e venda de imóvel com caráter de escritura pública, também poderá ser utilizada a assinatura eletrônica avançada, como na hipótese criada pela Lei nº 14.620/2023, que dispõe sobre o Programa Minha Casa, Minha Vida e assuntos correlatos.
Mas esse não é o único exemplo.
Quando observamos a legislação aplicável aos registros públicos (os cartórios), constatamos que existem diversos atos normativos, em âmbito federal e estadual, prevendo a obrigatoriedade de uso da assinatura eletrônica qualificada.
É importante ressaltar que a legislação aplicável aos cartórios é complexa e desuniforme, pois a Corregedoria Nacional de Justiça — em âmbito federal — e as Corregedorias Estaduais de Justiça — em âmbito estadual — possuem poderes constituídos para regulamentar, dentre outros assuntos, a utilização de assinaturas eletrônicas nos documentos eletrônicos a serem recepcionados pelos registros públicos.
A título de exemplo, quando observamos as normas aplicáveis aos registros públicos do Estado de São Paulo, é possível observar que documentos como os registros e alterações de atos constitutivos, ou as atas de assembléias de pessoas jurídicas, que devem ser apresentados aos cartório de registro civil das pessoas jurídicas, dentre outros requisitos técnicos, devem possuir assinatura eletrônica qualificada.
Esse é apenas um exemplo, pois a mesma situação pode ocorrer em outros Estados do Brasil, devendo sempre ser consultada a legislação aplicável para o registro desejado.
Portanto, é sempre recomendável consultar a legislação aplicável ao tipo de documento que está assinando, para saber se um tipo específico de assinatura digital deverá ser utilizado.
Quais são as vantagens de utilizar uma assinatura digital?
É possível abordar diversos aspectos ao tratar das vantagens da utilização das assinaturas eletrônicas, como a redução de custos e despesas com armazenamento e gerenciamento de documentos físicos, aquisição de papéis, despesas com impressoras, redução de tempo e custo logístico com o transporte de documentos para assinatura, isso sem falar na redução de impacto ambiental e ocupação de espaços físicos.
Contudo, vamos falar a respeito de aspectos jurídicos da assinatura digital, que também trazem vantagens a quem utiliza essa tecnologia.
Dispensa da assinatura de duas testemunhas em títulos executivos extrajudiciais
Essa é uma grande novidade trazida também pela Lei nº 14.620/2023, que, ao atualizar o Código de Processo Civil, dispensou a assinatura das duas testemunhas em títulos executivos assinados digitalmente.
Ou seja, ao assinar eletronicamente títulos executivos extrajudiciais, como por exemplo os títulos de crédito — letras de câmbio, notas promissórias e duplicatas, não é mais necessário coletar a assinatura de duas testemunhas para além das partes contratantes.
Essa novidade demonstra uma significativa evolução da legislação a respeito da tecnologia das assinaturas digitais.
Isso porque a exigência de duas testemunhas decorre de uma lógica analógica das assinaturas escritas, que considera a presença de duas testemunhas, dentre outros fatores, um elemento de segurança para atestar a integridade do documento assinado.
Contudo, não faz sentido transportar a lógica analógica para o ambiente das assinaturas eletrônicas. Esse assunto pode ser abordado em diversos aspectos, como a não necessidade de rubricas, posicionamento de assinaturas e, sem dúvida, a não necessidade de duas testemunhas.
Isso porque a assinatura de duas testemunhas em nada impacta na segurança e integridade do documento assinado eletronicamente, que é a principal razão da existência dessa exigência ao pensarmos numa realidade analógica de assinaturas escritas.
O que nos leva para o último assunto deste artigo:
A segurança e a garantia de integridade de documentos assinados eletronicamente
Você já deve ter ouvido por aí que as assinaturas digitais, além de ágeis e práticas, são mais seguras que as assinaturas escritas. Mas já parou para pensar nos motivos?
Vejamos. Ao falar da segurança dos documentos assinados eletronicamente, observamos que a tecnologia das assinaturas digitais proporciona níveis de segurança, confiabilidade e verificação impensáveis para a realidade analógica das assinaturas escritas.
Essa questão reside em três fatores de segurança que compõem a tecnologia das assinaturas eletrônicas e são essenciais para o seu funcionamento. São eles:
Vale ressaltar que cada plataforma possui suas próprias especificações e particularidades ao garantir a verificação de tais fatores, até porque não há uma única forma correta de garanti-los.
Vamos começar pela autenticidade do signatário. Ela é demonstrada a partir dos diferentes métodos de autenticação oferecidos pelas plataformas. A escolha dos métodos depende do usuário proprietário do documento, que definirá o nível de segurança da autenticação dos signatários.
O segundo fator de segurança é a forma pela qual se dá o vínculo entre o signatário e o documento. Não há uma única forma correta de se demonstrar esse vínculo, mas na Clicksign todos os documentos assinados possuem o histórico completo das assinaturas, que é o Log do Documento.
É no Log que fica registrado, de forma detalhada, todo o processo de autenticação dos signatários, contendo informações como os dados de identificação, endereço de IP do dispositivo utilizado no momento da autenticação, data e horários das respectivas autenticações, além dos métodos de autenticação que foram selecionados pelo usuário proprietário do documento e realizados pelos signatários.
Dessa forma, a plataforma emite um registro que funciona como um elo entre o documento e os signatários, com o objetivo de provar que as assinaturas eletrônicas daquele documento específico são juridicamente válidas.
Por fim, temos a integridade. Novamente, não há uma única forma correta e eficaz de garantir que nenhuma alteração foi feita no documento após a finalização do processo de assinaturas. A Clicksign, por exemplo, utiliza de dois fatores de segurança para garantir a integridade.
Todo documento assinado na Clicksign possui um Código Hash, uma tecnologia de alta segurança, um cálculo matemático, utilizado para criptografar o documento original assinado. Dessa forma, todo documento assinado possui código exclusivo que garante que nenhuma alteração foi feita em seu conteúdo após a assinatura dos signatários no documento.
Além da inclusão do código, todo documento assinado na plataforma contém o Certificado Digital da Clicksign, que indica, de forma auditável, que o documento foi assinado na plataforma, sendo possível, ainda, incluir a autenticação com Carimbo do Tempo, escolha que fica a critério do usuário proprietário do documento.
Comece a assinar digitalmente
A Clicksign é a primeira empresa de assinatura eletrônica do Brasil. Nossas soluções são ideais para quem deseja reduzir custos e agilizar processos. Pois, de qualquer local, por meio de um dispositivo com acesso à internet, é possível fazer uma assinatura em menos de 1 minuto.
Pela nossa plataforma, pode-se assinar documentos com qualquer tipo de assinatura eletrônica prevista em lei, de acordo com as necessidades dos clientes. Pois utilizamos as mais avançadas tecnologias para prover maior segurança e validade jurídica aos documentos assinados.
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