Contract lifecycle management: o que é, para que serve e como usar
No cenário empresarial moderno, onde a agilidade, eficiência e conformidade são essenciais, a gestão eficaz de contratos desempenha um papel fundamental para o sucesso organizacional. Empresas de todos os setores buscam otimizar suas operações e minimizar riscos e, nesse contexto, surge uma solução tecnológica que transforma a maneira como os contratos são gerenciados: o Contract Lifecycle Management (Gestão do Ciclo de Vida de Contratos), conhecido como CLM.
Nos próximos segmentos deste artigo, exploraremos as características principais que definem um sistema CLM e abordaremos como ele impacta diretamente a forma como os contratos são criados, revisados, negociados e tem seu cumprimento gerenciado.
Por fim, vamos passar pela maneira como as empresas podem aplicar essa solução às suas necessidades mais específicas.
O que é Contract Lifecycle Management?
O Contract Lifecycle Management é um sistema integrado de software projetado para automatizar, otimizar e simplificar o ciclo completo de vida dos contratos, que usa tecnologia avançada para atuar em cada etapa do processo, desde a elaboração do instrumento contratual até a sua conclusão. Esse sistema elimina tarefas manuais demoradas e propensas a erros, proporcionando um fluxo eficiente para a gestão de contratos.
Quais as etapas do Contract Lifecycle Management?
O ciclo de vida de um contrato é um processo complexo que envolve várias etapas, como a elaboração, negociação, execução e cumprimento. Neste contexto, o Contract Lifecycle Management se destaca como um aliado em todas essas etapas. A seguir, exploraremos como este sistema atua de maneira estratégica em cada etapa do ciclo de vida dos contratos.
Negociação e elaboração
Na fase inicial, os contratos são negociados e elaborados para determinar os seus termos e condições. O CLM oferece uma série de recursos para essa fase, como:
- modelos pré-configurados que simplificam a elaboração inicial do contrato, garantindo a inclusão de cláusulas padronizadas e termos importantes;
- biblioteca de cláusulas com uma seleção abrangente de cláusulas pré-aprovadas que podem ser facilmente incorporadas ao contrato;
- ferramentas de colaboração da equipe em tempo real, sendo possível a revisão e edição do contrato de forma simultânea, o que agiliza a negociação.
Aprovação e assinatura
Uma vez negociados, os contratos passam por aprovações internas e são assinados pelas partes envolvidas. O CLM pode facilitar esse processo ao automatizar fluxos de aprovação, garantindo que o contrato siga a hierarquia determinada nos procedimentos e políticas internas da empresa e obtenha as aprovações necessárias. Além disso, podem ser utilizadas assinaturas eletrônicas para agilizar o processo de obtenção de assinaturas, eliminando a necessidade de documentos em papel.
Execução e cumprimento
A execução e cumprimento do contrato, depois de assinado, requerem monitoramento constante. Nesta fase, o CLM pode emitir alertas e notificações para prazos, obrigações e ações necessárias, garantindo que as partes estejam cientes das suas responsabilidades contratuais; e monitorar o cumprimento do contrato por meio do registro de datas, detalhes e informações pertinentes, criando um histórico detalhado que pode ser consultado a qualquer momento.
Monitoramento e análise
Além de armazenar os contratos, o CLM também oferece recursos analíticos que permitem a identificação de tendências, padrões e oportunidades de melhoria nos instrumentos contratuais.
Renovação e encerramento
Quando o prazo de expiração do contrato se aproxima, o CLM pode emitir alertas para renovação, quando assim configurado, ou fornecer um histórico detalhado de todas as versões do contrato para facilitar a auditoria e o encerramento adequado do mesmo.
Vantagens do Contract Lifecycle Management
Além de simplificar a gestão de contratos, o CLM oferece uma série de outras vantagens que auxiliam no sucesso organizacional. A seguir, exploraremos essas vantagens.
Eficiência
Uma das principais vantagens do CLM é a melhoria significativa da eficiência operacional. Ao automatizar tarefas manuais, como a elaboração de contratos, aprovações e rastreamento de prazos, o sistema libera os recursos da empresa para se concentrar em atividades de maior valor. A automação reduz erros humanos, acelera processos e aumenta a produtividade de maneira geral.
Visibilidade
O CLM oferece uma visibilidade abrangente sobre todos os contratos da empresa. Ao centralizar essas informações em um único repositório, as empresas podem acessar de maneira mais rápida os detalhes de cada instrumento contratual, histórico de versões, prazos e obrigações. Isso elimina a necessidade de buscar documentos físicos ou perder tempo procurando informações descentralizadas.
Conformidade
A gestão de contratos requer conformidade com regulamentos e políticas internas da empresa. O CLM auxilia nesse processo, assegurando que os contratos estejam alinhados com padrões regulatórios e normas internas. Isso reduz o número de litígios, multas e outras implicações legais, protegendo os interesses da empresa.
Colaboração
O CLM facilita a colaboração entre equipes e partes interessadas, pois mais de uma pessoa pode revisar, comentar e aprovar os contratos de maneira colaborativa e ao mesmo tempo, mesmo estando em locais diferentes. Isso agiliza o processo de negociação e aprovação, melhorando a comunicação interna e externa.
Mitigação de riscos
Alertas e notificações automatizados do CLM garantem que datas importantes, prazos de renovação e outras obrigações sejam lembrados. Isso minimiza a perda de prazos importantes, evita atrasos e erros prejudiciais aos negócios.
Relatórios estratégicos
O CLM oferece recursos de geração de relatórios personalizados, permitindo que as empresas acompanhem o desempenho contratual e identifiquem áreas de melhoria.
Tomada de decisão embasada em dados
Com a análise integrada ao CLM, as empresas podem tomar decisões mais informadas. O acesso a dados e insights sobre padrões de desempenho, tendências de contratos e histórico de cumprimento permite que os gestores tomem decisões estratégicas com base em informações concretas.
Quando investir em um Contract Lifecycle Management?
A decisão de investir em um Contract Lifecycle Management deve ser realizada quando a empresa estiver preparada para implementar uma solução avançada e existem alguns indícios de quando é o momento adequado.
Volume significativo de contratos
Caso a empresa lide com um grande número de contratos de maneira regular, a gestão manual pode ser demorada e suscetível a erros. O uso de um CLM pode automatizar e agilizar o processo.
Complexidade contratual
Quando os contratos da empresa envolverem cláusulas complexas, requisitos regulatórios específicos ou várias partes interessadas, o uso de um CLM pode ajudar a garantir que todas as especificidades sejam adequadamente tratadas e atendidas.
Riscos e conformidade
Caso a empresa enfrente riscos relacionados a prazos contratuais, conformidade legal ou auditorias, o uso do CLM pode ajudar a mitigar esses riscos ao manter um registro detalhado e garantir a conformidade.
Necessidade de transparência
Caso a empresa queira aumentar a visibilidade e a transparência em todo o processo de gestão de contratos, o uso do CLM centraliza as informações e permite o seu acompanhamento em tempo real.
Crescimento da empresa
À medida que a empresa cresce, a complexidade e o número de contratos também aumenta. O uso de um CLM garante que o crescimento não cause a criação de processos ineficientes ou gere desorganização interna.
Tempo e recursos desperdiçados
Caso as equipes da empresa gastem uma quantidade significativa de tempo com tarefas manuais e administrativas relacionadas a contratos, o uso de um CLM libera esses recursos para tarefas mais estratégicas.
Necessidade de agilidade
Em um mercado dinâmico, a agilidade é essencial. O uso de um CLM permite uma resposta rápida a modificações nos contratos, negociações e cumprimento de requisitos.
Aumento da complexidade jurídica
Com a evolução das leis e regulamentos, deixar a equipe que cuida da gestão de contratos atualizada pode se tornar um desafio. O uso do CLM mantém a empresa atualizada e em conformidade.
Maior demanda por eficiência
Caso a empresa busque constantemente maneiras de melhorar a eficiência e reduzir custos operacionais, o uso de um CLM pode otimizar o processo de gestão de contratos.
Redução de erros
Erros contratuais podem ser onerosos e prejudicar a reputação da empresa. O uso de um CLM ajuda a minimizar erros humanos por meio da automação.
Métricas e KPIs para melhoria contínua
O CLM oferece a capacidade de extrair métricas e dados que podem ser utilizados para estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) com o objetivo de impulsionar a melhoria contínua dos serviços de gestão de contratos. Por meio da análise desses dados, as empresas podem identificar áreas de oportunidade, avaliar a eficácia dos processos e ajustar estratégias para otimizar a gestão contratual.
Principais funcionalidades de um Contract Lifecycle Management
Uma solução CLM oferece várias funcionalidades essenciais que facilitam a gestão de contratos.
Automação de fluxo de trabalho
Além de alertas e notificações, uma solução CLM avançada pode oferecer automações personalizadas para fluxos de trabalho complexos, garantindo que cada etapa seja seguida de maneira correta.
Integração com assinaturas eletrônicas
Em um mundo cada vez mais tecnológico, a capacidade de assinar contratos eletronicamente é essencial. Um CLM pode se integrar a plataformas de assinaturas eletrônicas para um processo mais centralizado.
Auditoria e trilha de auditoria
Uma funcionalidade estratégica de trilha de auditoria no CLM pode fornecer um registro completo de todas as atividades relacionadas a um contrato, ajudando na rastreabilidade e na identificação das alterações realizadas.
Geração automatizada de relatórios
Ter a capacidade de gerar relatórios detalhados sobre contratos, prazos, renovações e outros aspectos pode ser essencial para análises estratégicas.
Gerenciamento de aprovações hierárquicas
Para contratos que exigem a aprovação de camadas hierárquicas, essa funcionalidade pode garantir que o fluxo de aprovação seja devidamente respeitado.
Análise de desempenho do fornecedor
Além de gerenciar seus próprios contratos, um CLM pode incluir recursos para avaliar o desempenho de fornecedores e parceiros.
Gerenciamento de riscos avançado
A funcionalidade de gerenciamento de riscos pode ser expandida para avaliar riscos associados a termos específicos em contratos e oferecer sugestões para mitigá-los.
Inteligência de negócios integrada
Incorporar recursos de BI (Business Intelligence) ao CLM pode permitir uma análise mais profunda dos dados contratuais e identificar insights estratégicos.
Capacidade de colaboração externa
Além de envolver as partes internas da empresa, um CLM pode ser estendido para permitir a colaboração externa, envolvendo clientes, fornecedores e parceiros.
Como usar o Contract Lifecycle Management na sua empresa
A aplicação do CLM na sua empresa pode seguir as seguintes etapas.
Elaboração do seu contrato
Além de modelos, a sua empresa pode criar fluxos de trabalho personalizados para diferentes tipos de contratos. Também é válido integrar o CLM com bibliotecas externas de cláusulas e modelos para aumentar a variedade de opções disponíveis.
Aprovação e revisão
Permita que as aprovações sigam uma hierarquia específica, garantindo que as pessoas corretas revisem o contrato. Além de aprovações, habilite comentários e marcações colaborativas diretamente nos documentos para facilitar revisões detalhadas.
Negociação com clientes e fornecedores
Mantenha um histórico detalhado das negociações, incluindo todas as alterações feitas no contrato durante o processo de negociação, e ofereça opções de compartilhamento controlado para garantir que apenas as partes autorizadas acessem as versões do contrato.
Assinatura
Permita a coleta de assinaturas de várias partes em um único documento, reduzindo a complexidade do processo. Além disso, integre métodos de autenticação de acordo com o tipo de contrato que será assinado para garantir a identidade dos signatários.
Para agregar mais valor ao processo de assinatura, você pode integrar o CLM com uma plataforma de assinatura eletrônica, como a Plataforma Clicksign.
Armazenamento com segurança
Forneça níveis de acesso variados para diferentes áreas da organização, protegendo informações sensíveis e integre o CLM com soluções de armazenamento em nuvem para sincronização e backups automatizados.
Cumprimento de obrigações
Além de alertas, forneça um calendário visual de obrigações contratuais para facilitar o acompanhamento. Procure gerar também relatórios detalhados sobre o status de cumprimento de todos os contratos.
Gerenciamento do contrato
Implemente revisões automáticas para detectar quaisquer alterações não autorizadas nos contratos e integre o CLM aos fluxos de trabalho internos existentes para garantir uma gestão eficiente.
Otimização do processo
Use recursos de análise mais avançados para identificar insights estratégicos nos seus contratos e ofereça treinamento e suporte contínuo para garantir que a equipe aproveite ao máximo o sistema.
CLM e assinatura eletrônica na otimização de processos
Como vimos, o Contract Lifecycle Management (CLM) é mais do que um simples software, configurando uma abordagem estratégica para gerenciar contratos de maneira eficaz, simplificada e inteligente.
Ao centralizar o processo em uma plataforma digital, o CLM oferece uma visão abrangente de todos os contratos, permitindo que as empresas tomem decisões mais informadas, reduzam riscos e otimizem seus processos operacionais.
Com o CLM, a gestão de contratos evoluiu para um novo patamar de eficiência e controle e isso pode ser ainda mais otimizado quando integrado a uma solução de assinatura eletrônica e gestão de documentos online, como a Clicksign.
Ao unir o poder do CLM com a funcionalidade da Clicksign, as empresas podem não apenas gerenciar todo o ciclo de vida de seus contratos, mas também simplificar e agilizar o processo de obtenção de assinaturas eletrônicas.
Isso resulta em uma abordagem mais completa e eficaz para o gerenciamento de contratos, permitindo que as organizações economizem tempo, reduzam custos e aumentem a segurança e conformidade em todas as etapas do processo.Conheça as soluções da Clicksign e comece a testar agora! Não precisa de cartão de crédito.
