Como facilitar matrículas e rematrículas enviando documentos pelo WhatsApp

O processo de matrículas e rematrículas em instituições de ensino pode ser uma tarefa trabalhosa tanto para os alunos quanto para as equipes administrativas. Coletas de assinaturas, envio e recebimento de documentos físicos e a necessidade de idas à instituição tornam a experiência menos fluida. 

Se a assinatura eletrônica já facilita o dia a dia de instituições de ensino, a assinatura via WhatsApp eleva essa praticidade a um novo patamar. O que já tinha como objetivo simplificar o processo de assinatura de documentos, agora se torna ainda mais ágil e acessível, potencializando a chance de realizar mais matrículas em menos tempo e garantindo mais assertividade na comunicação com pais e responsáveis.

Por que usar o WhatsApp?

Só no Brasil, mais de 169 milhões de pessoas utilizam o WhatsApp no dia a dia, sendo esta a rede social mais utilizada no Brasil como um todo, segundo pesquisas da We Are Social e Meltwater.

Esse dado evidencia o potencial que a plataforma tem para facilitar a comunicação entre instituições e responsáveis, especialmente em processos como matrículas e rematrículas, possibilitando que processos de assinatura ganhem mais assertividade ao permitir que a assinatura seja feita de qualquer lugar, sem filas, 100% online.

Vantagens de usar o WhatsApp para o envio de documentos de matrícula

O uso do WhatsApp como ferramenta para o envio de documentos de matrícula e rematrícula para assinatura tem se mostrado uma estratégia altamente eficaz para instituições de ensino que buscam modernizar e agilizar seus processos. 

Além disso, é possível utilizar o aplicativo de mensagens para enviar solicitações de assinatura com segurança e validade jurídica, além de usufruir de diversas vantagens para facilitar processos e concluir matrículas rapidamente. Confira:

Facilidade de uso

Ao utilizar o WhatsApp para o envio de contratos e documentos que requerem assinatura, a instituição elimina a necessidade de impressões, digitalizações ou deslocamentos físicos. O responsável pode facilmente abrir o documento a partir do aplicativo e realizar a assinatura eletrônica pelo próprio celular, sem complicações. 

Essa solução moderniza o processo de matrícula e oferece uma experiência muito mais fluida, permitindo que tudo seja resolvido em poucos minutos, de qualquer lugar, com apenas alguns toques no celular.

Redução de abandono no processo de matrícula

Um dos grandes desafios das instituições de ensino é a alta taxa de abandono durante o processo de matrícula ou rematrícula. Quando pais e responsáveis precisam imprimir documentos, procurar por cartórios ou enviar formulários físicos, há um aumento no tempo gasto e nas chances de desistência.

Ao utilizar o WhatsApp, essa jornada se torna muito mais direta e acessível. A assinatura dos documentos pode ser feita diretamente do celular, de forma prática e em poucos cliques, reduzindo o risco de desistências pela possibilidade de concluir todas as etapas de maneira simples e imediata.

Rapidez na confirmação de vagas

A agilidade é outro fator crucial para a eficiência do processo de matrícula. O WhatsApp permite que os documentos sejam enviados e assinados em questão de minutos, garantindo uma confirmação de vaga rápida e segura.

Isso elimina o tempo de espera de e-mails, idas à instituição ou envio de documentos físicos. Como resultado, a equipe administrativa pode confirmar o recebimento dos documentos quase que instantaneamente, e o responsável recebe a validação da matrícula ou rematrícula em questão de minutos, sem a necessidade de esperar dias por e-mails ou passar por processos burocráticos demorados.

A velocidade no processamento também reflete positivamente na percepção da instituição, que passa a ser vista como eficiente e tecnológica.

Maior alcance de pais e responsáveis

O WhatsApp facilita a comunicação direta e eficiente com pais e responsáveis, permitindo que a instituição envie os documentos diretamente para eles, sem a necessidade de procedimentos mais complexos ou intermediários.

Essa facilidade de acesso e a familiaridade com o WhatsApp reduzem o risco de atrasos na assinatura dos documentos, além de manter os responsáveis informados e engajados no processo. Eles podem acessar e assinar os documentos rapidamente, mesmo em casos em que há mais de um responsável legal envolvido, o que garante uma maior agilidade e transparência.

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