Case de sucesso: parceira entre Clicksign e Convenia revolucionou a gestão de documentos no RH da Sami
A gestão de documentos é um dos aspectos mais importantes do RH de uma empresa. É fundamental manter registros precisos e atualizados de todos os funcionários, desde seus currículos até informações de pagamento, benefícios e documentos contratuais.
No entanto, o processo tradicional de gestão de documentos tem se mostrado cada vez mais ultrapassado, moroso e ineficiente. Felizmente, a tecnologia está revolucionando a maneira como as empresas gerenciam seus documentos, tornando-os mais fáceis de acessar, armazenar e assinar eletronicamente.
Segundo dados da La Digital School of Paris, 82% dos tomadores de decisão de RH acreditam que dar uma dimensão digital à função de RH é uma prioridade nesse momento. Entre as principais características desses dois modelos (manual x digital), temos:
CaracterísticasRH ManualRH DigitalArmazenamento de documentosEm pastas físicas ou arquivos em armáriosEm servidores, nuvem ou softwares específicosAcesso aos documentosPresencial, em local específicoRemoto, em qualquer lugar com acesso à internetSegurança dos documentosVulnerável a perdas, extravios e danosMais segurança com backups e criptografiaCompartilhamento de documentosVia correio, pessoalmente ou digitalizando e enviando por e-mailCompartilhamento online em tempo realAssinatura de documentosAssinaturas manuais com papel e canetaAssinaturas eletrônicas com validade jurídicaTempo gasto na gestão de documentosTempo considerável, muitas vezes improdutivoTempo reduzido, permitindo o foco em outras atividades
De igual modo, de acordo com o IFP (Insights for Professionals), as ferramentas que os funcionários utilizam no local de trabalho afetam drasticamente a sua experiência profissional. Isso significa que, se são intuitivas e fáceis de usar, as pessoas se sentem capacitadas e mais produtivas.
Por outro lado, se são desajeitadas e complexas, o employee experience (termo utilizado para descrever a experiência do colaborador dentro da empresa, ou seja, como ele se sente e como interage com o ambiente de trabalho, a cultura da empresa, as políticas e práticas de gestão de pessoas, entre outros aspectos) é degradado e os colaboradores perdem o interesse em executar suas tarefas.
Mais que isso, levantamento do Centro de Pesquisa de Sistemas de Informação do MIT (Massachusetts Institute of Technology) mostram que as empresas com as melhores experiências de funcionários geram lucros 25% maiores e o dobro de inovação.
Pensando nisso, a Convenia - HR Tech líder no Brasil, focada em tornar o setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal uma área mais eficiente, tecnológica e estratégica - encontrou na Clicksign a alternativa certa para oferecer as melhores soluções de assinatura, integração e automação aos seus processos e de seus parceiros, promovendo a autonomia dos profissionais que atuam nessas empresas, através de:
- Excelente custo-benefício: a plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign reduziu os custos e agilizou a assinatura de documentos dessas companhias.
- Conformidade Legal: por ser uma empresa nacional, a Clicksign tem em seu DNA ampla observância e conhecimento da legislação brasileira, como a Lei Geral de Proteção de Dados.
- Possibilidade de Integração: era necessário que as ferramentas encontradas fossem facilmente integradas aos sistemas da Convenia para oferecer uma boa experiência ao colaborador.
Assim, dentre as organizações parceiras da Convenia que precisavam agilizar os seus processos burocráticos para maximizar a produtividade, a Sami finalmente encontrou uma marca forte capaz de atender às suas necessidades de digitalização desde o início: a Clicksign.
Vejamos, então, como as soluções da Clicksign alavancaram os resultados da Sami através da assinatura de documentos online.
Como a Clicksign melhorou a eficiência do setor de RH da Sami
A história da Sami começa com Vitor Asseituno, médico por vocação em cuidar das pessoas, que não se conformava com o modelo inacessível e insustentável da saúde privada no Brasil.
Vitor contou com Gui Berardo, empreendedor da saúde, para transformar seus incômodos em um plano de saúde realmente eficiente, acessível e sustentável. E, assim, em 2018, nasceu a Sami.
Em sua essência, o objetivo da companhia é conectar pacientes, médicos, hospitais, laboratórios e empresas para que todos tenham sua melhor performance, sem dores de cabeça, desperdícios ou burocracias desnecessárias.
“Nossa missão é mostrar que a saúde pode ser eficiente, humana, acessível e confiável sem custar uma fortuna. E sim, isso é possível”.
Priscilla Mantovani - Gerente do Departamento Pessoal da Sami
Para conseguir oferecer um novo modelo de plano de saúde, baseado no modelo utilizado no Canadá, na Inglaterra, Alemanha e em Portugal, combinando ciência, tecnologia e comprometimento humano, era necessário descomplicar a gestão de documentos interna.
Afinal, a Sami é uma empresa que atua 100% home office para o público administrativo e com a Telemedicina. Antes, era tudo manual e havia escritório físico. De lá para cá, a organização cresceu e já conta com mais de 500 colaboradores trabalhando dia e noite para entregar o melhor serviço aos seus clientes.
Por isso, para ganhar agilidade nos processos burocráticos, onde o colaborador precisa assinar documentos e a empresa também, a plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign permitiu que tudo fosse realizado de forma mais ágil e prática, sem a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar documentos, por exemplo.
Atualmente, toda a parte administrativa da companhia utiliza essa tecnologia em contratos, distratos, aditivos, declarações, processos de admissão, contratos com fornecedores, contratos com prestadores de serviço etc.
O procedimento é simples, a Sami gera o documento em PDF, faz o upload do arquivo para as partes assinarem, escolhe as formas de autenticação disponíveis e pronto! Quando todos finalizarem a assinatura, o documento final é enviado assinado para as partes envolvidas no processo. E o melhor: com o mesmo valor legal que os documentos físicos.
Assinatura de documentos online e employee experience: como ela pode aumentar a satisfação do seu colaborador
Além de ser uma opção mais segura e eficiente do que a assinatura manual, o exemplo da Sami mostra como a assinatura eletrônica também pode trazer benefícios para a employee experience dentro de uma empresa.
De fato, a assinatura eletrônica ao permitir que os funcionários possam assinar documentos de qualquer lugar, sem a necessidade de estar fisicamente presente na empresa ou ter que imprimir, assinar e digitalizar um documento manualmente, deixa o processo de assinatura mais rápido e eficiente, economizando recursos valiosos, como o tempo e esforço.
Outro benefício da assinatura eletrônica é a redução de erros no processo de preenchimento do documento. Com a assinatura manual, é comum que documentos sejam assinados incorretamente ou que páginas sejam esquecidas. Com a assinatura eletrônica, o processo é guiado por uma plataforma que garante que todas as partes do documento sejam preenchidas e assinadas corretamente.
Além disso, ela pode trazer ainda mais segurança para os documentos assinados pelas equipes, pois existem inúmeras combinações possíveis para autenticar a identidade dos signatários, reduzindo a possibilidade de fraude e garantindo a integridade dos documentos.
Todas essas vantagens fazem com que o capital humano se sinta mais valorizado e mais produtivo. Os dados abaixo reforçam essa informação:
- uma pesquisa da Gallup sobre a cultura organizacional mostrou que funcionários altamente engajados significam uma redução de 41% no absenteísmo, um aumento de 10% nas avaliações dos clientes e resultam em lucratividade 21% maior.
Por fim, é importante ressaltar que a assinatura eletrônica é uma opção legal e segura, desde que sejam adotadas as medidas de segurança adequadas. É preciso escolher uma plataforma confiável e que siga as normas e regulamentações do país em que a empresa está localizada.
Dito isso, se você deseja digitalizar os seus processos como a Convenia e a Sami fizeram e como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e teste já a nossa plataforma por 14 dias grátis, enviando até 30 documentos para assinatura hoje mesmo.
