Descubra de uma vez por todas o que é assinatura eletrônica
Lidar com documentos e transações já não é mais a mesma coisa de alguns anos atrás. A assinatura eletrônica se destaca como uma das soluções mais práticas e seguras para autenticação de documentos, substituindo processos tradicionais e burocráticos que já não se encaixam mais na realidade das empresas que almejam um futuro mais tecnológico. Neste artigo, você vai entender o que é a assinatura eletrônica, como ela funciona, sua validade jurídica, vantagens e por que ela é essencial para empresas e profissionais. Confira!
O que é assinatura eletrônica?
Por definição, a assinatura eletrônica é um método de autenticação digital que permite a validação de documentos, transações e contratos sem a necessidade de uma assinatura manual. Ela utiliza diferentes tecnologias e funcionalidades para garantir a identidade do signatário, a integridade do documento e a segurança das informações de todas as partes envolvidas.
A assinatura eletrônica possui a vantagem de utilizar mecanismos de verificação, como autenticação multifator, registros de logs e biometria facial, por exemplo, o que permite sua aplicação em setores como o financeiro, jurídico, imobiliário e comercial, proporcionando mais eficiência, praticidade e segurança aos processos.
Hoje, a assinatura eletrônica é dividida em três principais tipos:
Independentemente do tipo de assinatura eletrônica, é possível afirmar que a crescente digitalização dos processos empresariais tem impulsionado a adoção dessa tecnologia, sendo hoje um padrão para empresas que desejam otimizar seus fluxos de trabalho e garantir mais segurança jurídica em suas transações.
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim! No Brasil, a assinatura eletrônica é reconhecida legalmente e regulamentada por diferentes normativas. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conferindo validade jurídica a documentos assinados eletronicamente.
Além disso, a Lei nº 14.063/2020 reforçou o reconhecimento da assinatura eletrônica, estabelecendo diferentes níveis de segurança para seu uso em documentos públicos e privados. Isso significa que contratos, acordos e documentos assinados eletronicamente possuem a mesma validade legal que os assinados manualmente.
Para empresas e profissionais, a adoção dessa tecnologia garante conformidade jurídica e facilita processos burocráticos, reduzindo tempo e custos operacionais.
Outra vantagem da assinatura eletrônica é a sua aceitação em diferentes tipos de documentos, como contratos de trabalho, acordos empresariais, termos de consentimento e até mesmo documentos do setor público. Em algumas situações, a assinatura digital qualificada é exigida, especialmente quando se trata de documentos governamentais ou processos que requerem um alto nível de segurança e autenticidade.
A certificação digital, exigida para a assinatura qualificada, utiliza uma tecnologia de criptografia para garantir que o documento não seja alterado após a assinatura, assegurando sua integridade e autenticidade perante órgãos reguladores e autoridades.
Confira abaixo uma linha do tempo sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica:
Quais as vantagens do uso da assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica se destaca principalmente por ser um recurso seguro, prático e totalmente digital. Confira abaixo:
Segurança
Com base em diferentes camadas de segurança e recursos de autenticação, a assinatura eletrônica oferece um alto nível de proteção aos usuários, uma vez que possui uma grande capacidade de privar os documentos de fraudes e acessos não autorizados.
Essas camadas de segurança fazem com que a assinatura eletrônica seja mais confiável do que assinaturas manuscritas, que podem ser falsificadas ou perdidas ao longo do tempo.
Redução de custos
A digitalização dos processos de assinatura reduz significativamente os custos operacionais, eliminando gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento de documentos. Empresas que adotam a assinatura eletrônica conseguem otimizar sua produtividade e diminuir despesas consideravelmente.
Além disso, a redução de custos também reflete na agilidade dos processos internos. Sem a necessidade de deslocamento para assinar documentos de forma física, as transações empresariais se tornam muito mais eficientes, economizando tempo e recursos.
Empresas que realizam transações de alto volume, como bancos, imobiliárias e seguradoras, por exemplo, podem economizar milhões anualmente apenas eliminando processos baseados em papel e automatizando suas assinaturas.
Mais praticidade
Como um produto totalmente digital, a assinatura eletrônica permite assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando transações comerciais e acordos. Isso agiliza processos de contratação, vendas e negociações, por exemplo, garantindo mais eficiência para todos os envolvidos.
Empresas que operam em diferentes locais ou contam com equipes remotas se beneficiam amplamente dessa praticidade, já que os documentos podem ser acessados e assinados em questão de minutos, sem barreiras geográficas.
Sustentabilidade
Como um produto que economiza papel (e outros recursos), a assinatura eletrônica promove um modelo de negócio mais sustentável e ecologicamente responsável. Além de contribuir para a preservação do meio ambiente, empresas que adotam soluções sustentáveis reforçam sua imagem corporativa e seu compromisso com a responsabilidade socioambiental.
A redução do consumo de papel impacta diretamente na diminuição do desmatamento e na economia de recursos naturais, tornando as empresas que utilizam assinatura eletrônica agentes ativos na construção de um futuro mais sustentável.
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Embora os termos sejam frequentemente confundidos, assinatura eletrônica e assinatura digital possuem diferenças técnicas importantes.
- Assinatura eletrônica: qualquer método digital que autentica documentos eletronicamente, podendo incluir senhas, biometria ou códigos enviados por SMS, por exemplo.
- Assinatura digital: um tipo de assinatura eletrônica que utiliza o certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora, garantindo um nível ainda maior de segurança e autenticidade.
A assinatura digital se diferencia por seguir normas mais rígidas de segurança, sendo amplamente utilizada em contratos de alto valor e documentos que necessitam de certificação para serem aceitos judicialmente. Entretanto, ambas as assinaturas possuem validade jurídica e podem ser utilizadas por profissionais e empresas.
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